Procédure de traitement des dossiers à l'organisation d'un événement public

Vous souhaitez organiser une manifestation sportive, culturelle ou de loisirs à Fleurus ?

Vous trouverez ci-dessous les étapes reprenant la procédure de traitement des dossiers.

Nous attirons votre attentions sur le fait que le délai de 2 mois est requis pour que la demande soit valablement introduite, ne sera considéré comme respecté que si TOUS les documents requis sont en possession du service.

ETAPE 1 : Introduction du dossier

La demande officielle reprendra toutes les données précises se rapportant à l'événement : coordonnées, noms des rues, parcours, date,...

L'introduction se fera par courrier électronique, organisation@fleurus.be, ou par courrier postal à l'adresse suivante : Administration communale - Château de la Paix - 61 chemin de Mons à 6220 Fleurus.

Le dossier de sécurité est à remplir impérativement par l'organisateur afin que l'administration communale puisse lancer la procédure.

Télécharger le dossier de sécurité.

Pour plus d'information : Service Planification d'urgence - Courriel - Tél: 071/820 293

Les assurances en responsabilité civile relatives à ce type d'événements devront être également jointes à la demande.

Ex : une fête de quartier devra être couverte par une RC Festivités.

Si tous ces documents sont fournis dans les temps, votre demande sera considérée comme COMPLETE et est, dès lors, recevable.

Dans l'hypothèse où ces documents ne sont pas fournis dès l'introduction, votre demande sera INCOMPLETE et ne pourra pas être traitée.

Pour votre information, seul le volet « organisation » de votre évènement sera traité par le Service compétent. Les éventuelles nécessités logistiques telles que la location d'une salle ou le besoin de matériel devra faire l'objet d'une autre demande.

Si vous désirez louer une salle communale dans le cadre de l'organisation de votre évènement, il est impératif d'introduire une demande de location auprès du Service « Location de Salles », à l'adresse mail suivante : salles@fleurus.be - Tél : 071/820.304

De même, si vous désirez solliciter du matériel, il est nécessaire d'introduire une demande auprès du Service Travaux via l'adresse suivante : travaux@fleurus.be - 071/820 361

ETAPE 2 : Traitement du dossier

Les différents avis requis afin de garantir la sécurité de l'évènement et ainsi préserver l'intérêt général et l'ordre public, seront sollicités (notamment PLANU, incendie, police…).

Le délai de traitement du dossier par les différentes autorités périphériques à l'administration communale ne dépend pas de cette dernière et peut s'avérer relativement long, d'où l'importance d'introduire le dossier le plus rapidement possible

ETAPE 3 : Décision Collégiale

Il est important de savoir que des délais d'introduction du dossier au Collège communal sont également prévus.

Le dossier doit parvenir, le plus tôt possible, aux membres du Collège communal afin que ces derniers puissent étudier le dossier et ainsi prendre la décision en tenant compte des différents avis rendus.

ETAPE 4 : Autorisation du Bourgmestre

La décision prise par le Collège communale relative au dossier sera communiquée, le plus rapidement possible.

La décision positive sera transmise via l'envoi d'une autorisation signée par Monsieur le Bourgmestre.