Procédure de traitement des dossiers

ETAPE 1 : Introduction

L'introduction de la demande doit être faite le plus tôt possible et au MINIMUM 2 mois avant la date prévue de la manifestation. Lors de l'introduction de la demande, les documents suivants sont requis :
  • La demande officielle qui reprendra toutes les données se rapportant à l'évènement.
  • Le dossier de sécurité, à remplir impérativement par l'organisateur afin que l'administration communale puisse lancer la procédure. Ce dernier est téléchargeable par le lien suivant : dossier de sécurité
  • Les assurances en responsabilité civile relatives à ce type d'évènements devront être également jointes à la demande. Ex : une fête de quartier devra être couverte par une RC Festivités.

Si tous ces documents sont fournis dans les temps, votre demande sera considérée comme COMPLETE et est, dès lors, recevable.

Dans l'hypothèse où ces documents ne sont pas fournis dès l'introduction, votre demande sera INCOMPLETE et ne pourra pas être traitée.

L'introduction se fera via l'adresse mail (organisation@fleurus.be) ou par courrier à l'adresse suivante : Administration communale - Chemin de la Paix, 61 à 6220 Fleurus.

Pour votre information, seul le volet « organisation » de votre évènement sera traité par le Service compétent. Les éventuelles nécessités logistiques telles que la location d'une salle ou le besoin de matériel devra faire l'objet d'une autre demande.

Si vous désirez louer une salle communale dans le cadre de l'organisation de votre évènement, il est impératif d'introduire une demande de location auprès du Service « Location de Salles », à l'adresse mail suivante : salles@fleurus.be

De même, si vous désirez solliciter du matériel, il est nécessaire d'introduire une demande auprès du Service Travaux via l'adresse suivante : travaux@fleurus.be

ETAPE 2 : Traitement du dossier

Le dossier complet sera traité par le service compétent dans les plus brefs délais, c'est-à-dire que les différents avis requis afin de garantir la sécurité de l'évènement et ainsi préserver l'intérêt général et l'ordre public, seront sollicités (notamment PLANU, incendie, police…).

Le délai de traitement du dossier par les différentes autorités périphériques à l'administration communale ne dépend pas de cette dernière et peut s'avérer relativement long, d'où l'importance d'introduire le dossier le plus rapidement possible.

ETAPE 3 : Décision Collégiale

Une fois que les différents avis requis sont rendus par les autorités compétentes, le dossier sera soumis à la décision du Collège Communal.

Il est important de savoir que des délais d'introduction du dossier au Collège communal sont également prévus. Le dossier doit parvenir, le plus tôt possible, aux membres du Collège communal afin que ces derniers puissent étudier le dossier et ainsi prendre la décision en tenant compte des différents avis rendus.

ETAPE 4 : Autorisation du Bourgmestre

La décision prise par le Collège communale relative au dossier sera communiquée, le plus rapidement possible.

La décision positive sera transmise via l'envoi d'une autorisation signée par Monsieur le Bourgmestre.